L’importanza del sopralluogo nell’organizzazione di un grande evento

Il sopralluogo è una fase di enorme importanza nell’organizzazione di un grande evento. A volte, viene trascurato o lasciato tra le ultime cose da fare. Questo è un grave errore. Non bastano, infatti, le mappe o le ricostruzioni in 3D al computer per capire bene le potenzialità ed i difetti di un’area o di una sala.

Per esperienza personale consiglio di fare più visite alla location e di fare delle foto in modo da avere ben chiara l’orografia del terreno, se si tratta di un evento che si svolgerà all’aperto, o la disposizione della sala, in caso di evento che si svolge al chiuso, una volta che si è tornati a casa.

Oltre a ciò conviene sempre prendere un po’ di misure in modo da potersi orientare al meglio nel caso si debbano far muovere nello spazio prescelto centinaia di persone come nel caso di eventi sportivi, ricostruzioni storiche ecc. ecc. .

Ma anche nel caso di un evento al chiuso prendere le misure della sala non è una cattiva abitudine.

Una volta rientrati nel proprio ufficio sarà facile ricostruire il tutto e predisporre al meglio il proprio piano d’azione.

Se anche voi avete degli altri suggerimenti sulle cose da fare durante il sopralluogo, vi invito a condividerli in questo spazio. Grazie.

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8 pensieri su “L’importanza del sopralluogo nell’organizzazione di un grande evento

  1. Mi permetto di intervenire in quanto mi ritrovo dalla parte di chi si trova ad invitare il potenziale cliente ad effettuare il sopralluogo, ma ahimè mi scontro puntualmente con una risposta negativa. Lavoro per una location a Milano che ospita eventi e purtroppo sempre di più oggi giorno il cliente tende a fare una prima scrematura semplicemente in base alle foto ricevute e alla proposta economica, scegliendo di effettuare il sopralluogo esclusivamente nella location che costa meno. In questo modo però si perde l’occasione di avere un confronto più diretto che permetta di discutere meglio dell’evento e delle singole necessità, elaborando di conseguenza anche una proposta che possa essere maggiormente ritagliata sulle specifiche esigenze.

    • Gentile Simona,
      purtroppo di questi tempi le aziende guardano di più al conto economico e, quindi, a contenere i costi più che alla qualità dell’evento che vogliono offrire ai propri clienti attuali e potenziali.
      Il mio suggerimento è quello di non scoraggiarsi e, magari, rendere le immagini delle brochure promozionali che utilizzate o del vostro sito istituzionale molto glamour in modo da giustificare il costo maggiore della vostra location rispetto a quello dei vostri competitor.
      Oppure, seguite la strategia della Apple e delle aziende che producono beni di lusso che tengono i prezzi dei loro prodotti appositamente alti in modo da renderli beni aspirazionali.

      In gioventù ho lavorato come PR per un noto locale milanese e la nostra strategia controintuitiva, cioè quella di tenere fuori dal locale i potenziali clienti nelle serate morte accollandoci quindi tutti i costi gestionali, in poco tempo ci aveva fatto diventare una discoteca dove era un “must” esserci. Alla fine dell’anno avevamo più che compensato i costi delle poche serate andate male.

      Quindi fate in modo che il prezzo sia una discriminante positiva. Se i vostri clienti potenziali vi fanno notare che il vostro prezzo è più alto di quello dei vostri concorrenti rispondetegli molto cortesemente che è stato un vero piacere conoscerli ma che, probabilmente, non sono il genere di cliente che voi cercate. In questo modo stuzzicherete il loro orgoglio ed alcuni di loro accetteranno di svolgere l’evento presso di voi, nonostante la crisi.

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  3. Se l’evento è all’aperto consiglierei di effettuare il sopralluogo nello stesso orario in cui si svolgerà l’evento, questo al fine di rendersi conto della posizione del sole e dell’esatta luminosità ambientale. Specie se l’evento prevede un palco o comunque un punto verso il quale i presenti dovranno rivolgere la loro attenzione. Il suggerimento, però, può valere anche per gli eventi all’interno, visto che il sole potrebbe comunque entrare dalle finestre e creare fastidiosi fasci di luce, alterare gli effetti di luce studiati a tavolino o addiritttura abbagliare i presenti.

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