Come Creare la Prima Nota Contabile con Excel

Oggi, mio caro lettore, voglio spiegarti come creare con Excel la Prima Nota Contabile.

Questo registro, che non è obbligatorio tenere, è molto utile per avere sempre sott’occhio l’andamento della propria attività.

Se pensi che mettere le fatture, sia in entrata che in uscita, in una scatola per poi consegnarle periodicamente al tuo commercialista sia la soluzione migliore per gestire i tuoi affari, ti sbagli di grosso ed hai imboccato la strada verso il fallimento.

Lo so! La tua giornata, come quella di tutti d’altronde, è fatta di solo 24 ore.

Tu devi trovare nuovi clienti, vendere, consegnare il tuo prodotto od erogare il tuo servizio, occuparti di mille incombenze burocratiche e vivere la tua vita, poiché come disse qualcuno più importante di me: “Non di solo pane, vive l’uomo”.

Però, se alla fine di ogni giornata compilerai con precisione assoluta la Prima Nota Contabile ti farai un grande favore. Credimi.

Ovviamente, se hai acquistato un programma di fatturazione troverai al suo interno il modulo Prima Nota e non ti resterà altro da fare che registrare le uscite e le entrate giornaliere, ogni sera, e lui farà il resto.

Invece, nel caso in cui tu gestisca la tua contabilità con Excel oppure con un software gratuito per la fatturazione che non prevede la suddetta funzione potrai sopperire a ciò molto facilmente.

Ed, ora, ti spiegherò come.

COME CREARE LA PRIMA NOTA CONTABILE CON EXCEL

Apri un file di Excel e dopo averlo, opportunamente, nominato (ad es. Prima Nota – Anno 2015) inserisci in grassetto e nel seguente ordine questi termini:

  1. DATA

  2. TIPO DI MOVIMENTO

  3. N. FATTURA

  4. DESCRIZIONE

  5. ENTRATA

  6. USCITA

  7. SALDO

Fatto ciò adatta la larghezza delle colonne in base a ciò che andranno a contenere e, se ti facilita la lettura, crea i bordi alle casselle.

A questo punto clicca sulla colonna E (Entrata), che diventerà blu.

Successivamente, vai sulla Barra dei Menu clicca su Formato, poi su Celle… su Numero ed, infine, su Valuta in questo modo non dovrai inserire manualmente, ogni volta, il simbolo dell’Euro.

Ripeti la medesima operazione anche per le colonne F e G.

Una volta creato il lay out bisognerà creare le formule che ci faciliteranno il lavoro.

Quindi clicca sulla casella B2, poi vai alla Barra delle Formule e clicca sul segno = a sinistra della suddetta.

A questo punto inserisci nella barra la seguente formula:

=SE(E2>0;”ENTRATA”;”USCITA”)

Infine, clicca sulla V verde apparsa affianco alla barra.

Adesso, nella casella B2 ti sarà apparsa, come per magia, la scritta USCITA visto che nella colonna E non vi è nessun numero.

Ora, clicca, di nuovo, sulla casella B2 poni la freccia sul quadratino nero in basso a destra.

Quando la freccia diventa un cursore con questa forma + trascinalo in giù tenendo premuto il tasto sinistro del mouse in modo da copiare la formula in tutte le caselle sottostanti.

Se hai fatto tutto bene, vedrai apparire la parola USCITA in tutte le caselle in cui hai ricopiato la formula.

CALCOLO DEL SALDO

Ora, non ti resta che inserire la formula per calcolare in modo automatico il saldo e, poi, il tuo modello di Prima Nota Contabile sarà pronto per l’uso.

Ecco come fare!

Clicca sulla casella G3. Dopodiché clicca sul segno = affianco alla Barra delle Formule ed inserisci la seguente formula:

=(E3-F3)+G2

Adesso, clicca sulla V verde.

Ora, non ti resta che cliccare sulla casella G3 e copiare la formula, come hai fatto in precedenza, nelle caselle sottostanti.

Se avrai fatto tutto bene dalla casella G3 in poi ti apparirà: € 0,00.

Non mi resta che ricordarti un’ultima cosa.

La prima volta che inserisci il dato nella casella E2 oppure in F2 dovrai riportarlo nella casella G2.

Se il primo dato che inserisci è un’USCITA ricordati di scriverlo nella casella G2 con il segno meno (-) davanti.

In quest’ultimo caso quando salverai il tutto dovrà apparire, se hai fatto tutto bene, la cifra digitata in colore rosso preceduta dal segno meno (-).

CONCLUSIONE

A questo punto il tuo modulo per la Prima Nota Contabile è pronto.

Non ti resta che inserire tutte le tue fatture in entrata e in uscita, rigorosamente in ordine cronologico, per sapere il saldo della tua attività.

Se sarai costante nella sua compilazione giornaliera, avrai sempre sotto controllo la tua situazione.

Questo ti permetterà di intervenire rapidamente con i giusti correttivi se le cose non dovessero andare troppo bene.

* * *

A questo punto, mio caro lettore, non mi resta che salutarti e darti appuntamento al prossimo post.

Ma prima di lasciarti ti invito a iscriverti alla mia Newsletter, “Fai Decollare Il Tuo Business!“, in cui pubblico consigli utili per coloro che vogliono aprire una nuova attività che sia solida e sostenibile nel tempo oppure per chi ce l’ha già e, semplicemente, vuole rilanciarla o vuol far crescere il suo fatturato.

E, se ti è piaciuto e lo hai trovato utile, condividi questo articolo coi tuoi amici. Grazie!

E ricordati:

Sii indipendente, reinventati e fai la differenza!

Federico

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8 pensieri su “Come Creare la Prima Nota Contabile con Excel

  1. Nessun altro sito mi è stato più chiaro di questo. Finalmente anch’io l’anti-tecnologia fatta persona sono riuscita a creare la prima nota e adesso ho i conti aziendali ben sistemati. un miracolo!
    Grazie mille!!

    • Carissimo, sono contento di esserti stato utile.

      Anch’io utilizzo Open Office.

      Ho utilizzato il termine Excel perché è un brand name che si è volgarizzato, cioè è diventato un termine comune per indicare i fogli di calcolo.

      Vedrai che la prima nota contabile ti sarà di grande utilità per gestire la tua contabilità.

      Buon inizio di settimana!

  2. Ottima iniziativa la tua.
    E’ divertente usare Excel.
    Ora io lo uso per la contabilità familiare soprattutto per vedere come vanno via (malamente) i soldi della pensione… 🙂
    Ciao, sono tornato su WordPress.
    Nicola

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